Tietosuojaseloste
Suomen Atomiteknillinen Seura Ry:n tietosuojaseloste
Tämä on Suomen Atomiteknillinen Seura Ry:n (ATS) tietosuojaseloste, jossa kerromme, miten käsittelemme jäsentemme ja yhteistyökumppaneidemme henkilötietoja. Tietosuojaselosteessa noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), joka on voimassa 25.5.2018 alkaen. Tietosuojaseloste on laadittu osoittamaan, että kunnioitamme ja suojelemme henkilötietojenne luottamuksellisuutta ja yksityisyyttä.
1. Rekisterinpitäjä
Henkilötietojen käsittelystä vastaa:
Suomen Atomiteknillinen Seura Ry
Kivimiehentie 3
℅ sihteeri
02150 Espoo
Finland
www.ats-fns.fi
2. Rekisterin yhteyshenkilö
Rekisterin yhteyshenkilönä toimii ATS:n rahastonhoitaja, jonka yhteystiedot löytyvät ATS:n verkkosivuilta.
3. Rekisterin nimi
Suomen Atomiteknillisen Seuran jäsen- ja yhteystietorekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen). ATS käyttää henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- jäsenrekisterin ylläpito
- jäsenmaksujen perintä ja kirjanpito
- jäsenille tiedottaminen
- jäsenetujen tarjoaminen ja jäsenlehden lähettäminen
- jäsentapahtumien järjestäminen
- tilastointi ja raportointi
- muut yhdistyksen tarkoituksen mukaiset toiminnot
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. ATS:n johtokunnalla ja toimihenkilöillä on oikeus päästä lukemaan jäsenrekisteriä silloin, kun heidän toimenkuvansa sitä edellyttää.
5. Jäsenrekisterin tietosisältö
ATS kerää henkilötietoja vain silloin, kun se on tarpeen yhdistyksen toiminnan kannalta. Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joista sinut voidaan tunnistaa. ATS tallentaa jäsenrekisteriinsä seuraavat tiedot:
- etunimi ja sukunimi
- syntymävuosi
- tutkinto
- työnantaja
- tehtävänimike
- osoite ja asuinmaa
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- jäsennumero
- seuran toimintaryhmät, joihin kuuluu (esim. ATS Seniorit, Women in Nuclear Finland, Young Generation)
6. Muut tallennettavat tiedot
Jäsenrekisteriin tallennettavien tietojen lisäksi ATS tallentaa lyhytaikaisesti seuraavia tietoja erityistarkoitusta varten: - seuran jäsenhakemuksen ohessa annetut suosittelijat - ruoka-ainerajoitteet tilaisuuksien tarjoilujen järjestämiseksi ATS säilyttää keräämiään tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden keräämisen tarkoitusta varten. Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseniltä pääosin www-lomakkeilla, mutta toisinaan tietoja voidaan saada myös sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, tapaamisista ja muista tilanteista, joissa jäsen luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä ja yhteisöiltä.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan julkaista siltä osin, kuin niin on sovittu jäsenen kanssa. Tietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle jäsenmaksujen perintään tai jäsentapahtumien järjestämiseen liittyen. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille seuran toiminnan ulkopuoliseen markkinointiin.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden tehtävänkuvaan se kuuluu.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).